Ai nevoie de bani pentru stoc, echipamente sau câteva luni de cheltuieli, iar un apropiat se oferă să te ajute. Un împrumut de la familie sau prieteni poate fi fără dobândă ori cu dobândă, dar suma trebuie documentată și înregistrată corect, mai ales când banii ajung într-un SRL. Iată ce să clarificați înainte de transfer și ce obligații fiscale pot apărea.
Stabiliți mai întâi cine împrumută și cine datorează banii
Într-o discuție informală, pare limpede: cineva dă bani, iar firma îi returnează când poate. În acte, însă, contează cine sunt părțile. Dacă împrumutul este acordat societății, debitorul este firma, nu antreprenorul care o conduce. Dacă banii sunt împrumutați persoanei fizice, iar aceasta îi transferă apoi în firmă, sunt două operațiuni diferite, care trebuie documentate separat.
Distincția contează la rambursare. Dacă un prieten îți virează bani în contul personal, firma nu poate trata automat suma ca pe o datorie contractată direct de ea. Iar dacă transferul pleacă din contul prietenului către contul SRL-ului, evidența firmei trebuie să arate limpede de ce a primit banii și cui îi datorează restituirea.
Contractul de împrumut, numit în Codul civil și împrumut de consumație, presupune remiterea unei sume și obligația de a restitui aceeași sumă după o perioadă stabilită. Pentru un împrumut ocazional, acordat fără caracter profesional, Codul civil prevede că nu se aplică regulile specifice instituțiilor de credit și instituțiilor financiare nebancare. Asta nu înseamnă că orice înțelegere verbală este o idee bună.
Ce să scrieți în contract, ca să nu negociați din nou peste șase luni
Nu există un contract standard care să se potrivească tuturor situațiilor. Documentul ar trebui să identifice părțile, suma și moneda, să precizeze dacă împrumutul este cu dobândă sau fără dobândă și să stabilească modul și momentul restituirii. Treceți și cum se fac plățile, de preferat prin transfer bancar, astfel încât traseul banilor să poată fi urmărit.
Un termen vag, precum „când își revine firma”, poate suna prietenos în ziua semnării, dar devine greu de interpretat când afacerea are o lună slabă. Mai util este să conveniți o dată sau un mecanism clar: de exemplu, restituire în tranșe, cu scadențe stabilite. Dacă rambursarea depinde de încasarea unei facturi mari, scrieți ce se întâmplă dacă acea factură întârzie.
Contractul trebuie să spună și ce se întâmplă dacă firma rambursează mai devreme ori dacă întârzie. Nu presupuneți că toate detaliile se înțeleg de la sine pentru că vă cunoașteți de mult. Pentru sume semnificative, garanții sau situații cu mai mulți asociați, cereți unui avocat să verifice forma documentului înainte să virați banii.
Pe lângă contract, păstrați dovada transferului și documentele aferente plăților ulterioare. În practică, asta vă ajută și când contabilul întreabă, la închiderea lunii, dacă suma intrată în cont este împrumut, aport al asociatului sau alt tip de încasare. Extrasul bancar arată mișcarea banilor, dar nu explică singur natura ei.
Împrumut fără dobândă sau cu dobândă: ce se schimbă
Părțile pot conveni ca împrumutul să fie fără dobândă. În acest caz, contractul trebuie să spună explicit acest lucru, pentru a nu lăsa loc unor presupuneri diferite. Familia sau prietenul nu primește un câștig din folosirea banilor, iar firma are de restituit suma convenită, potrivit termenilor stabiliți.
Dacă se percepe dobândă, treceți în contract cum se calculează și când se plătește. O formulare precum „dobândă rezonabilă” nu ajută prea mult când trebuie calculată suma datorată. Pentru un SRL, dobânda este o cheltuială distinctă de rambursarea principalului, adică suma inițial împrumutată, iar contabilul trebuie să o înregistreze potrivit documentelor și regulilor aplicabile situației firmei.
Și creditorul, persoana care a dat banii, are de luat în calcul tratamentul fiscal al dobânzii. Informațiile publicate de ANAF arată că dobânzile primite în baza contractelor civile sunt impozitate la momentul plății, iar plătitorul venitului are obligații de calcul și reținere la sursă în condițiile prevăzute de Codul fiscal. Într-un împrumut acordat direct de o persoană fizică unui SRL, firma trebuie să discute cu contabilul despre calcul, reținere, declarare și plată, înainte de prima dobândă achitată.
Regimul concret depinde de forma părților și de contract. Contează dacă împrumutătorul este persoană fizică rezidentă, dacă beneficiarul este firma sau o persoană fizică și dacă există elemente transfrontaliere. Nu transfera automat o regulă fiscală aplicabilă dobânzii unui depozit bancar la un împrumut privat: sunt situații diferite.
Ce verifici înainte de transfer și la rambursare
Înainte să intre banii în cont, discutați cu contabilul despre înregistrarea lor și despre documentele necesare. Explicați clar dacă împrumutătorul dă banii firmei ori ție personal și dacă există dobândă. Apoi asigurați-vă că transferul și contractul spun același lucru. O neconcordanță aparent mică poate complica reconcilierea contului bancar și evidența datoriei.
La rambursare, firma trebuie să respecte calendarul convenit și să păstreze dovada fiecărei plăți. Dacă încasarea de la client întârzie și SRL-ul nu poate plăti la scadență, nu lăsați problema să se transforme într-o discuție purtată doar pe mesaje. Părțile pot conveni o modificare, dar aceasta trebuie documentată, iar contabilul trebuie să știe ce s-a schimbat.
Ce ne spun situațiile pe care le întâlnim des în firmele mici este că împrumutul informal devine sensibil tocmai când afacerea are probleme de lichiditate. Când banii sunt necesari urgent, contractul pare un detaliu de amânat. După câteva luni, însă, o dată de plată neclară sau o dobândă discutată doar verbal poate apăsa și pe relație, și pe contabilitate.
Un împrumut de la cineva apropiat poate acoperi o nevoie reală de numerar, dar nu înlocuiește un plan de rambursare. Înainte să accepte banii, firma ar trebui să știe din ce încasări îi va restitui și ce se întâmplă dacă acele încasări întârzie. Încrederea ajută; documentele fac clar ce ați convenit.
Acest articol are rol informativ și nu constituie consultanță fiscală, contabilă sau juridică. Pentru contract și tratamentul fiscal al împrumutului, verifică situația concretă cu un avocat și cu contabilul sau consultantul fiscal al firmei.
